AS FUNÇÕES
ESSENCIAIS DAS EMPRESAS
Até o advento de Henry Fayol, supunha-se que existiam inúmeras funções
nas empresas.
Deve-se a Fayol a descoberta de que existem apenas seis funções
essenciais, quer se trate de empresas grandes ou pequenas, simples ou
complexas, públicas ou privadas. Todas as demais divisões e nomenclaturas são
apenas elementos dessas funções.
Essas funções assim foram denominadas por Fayol:
1) Função Técnica
2) Função Financeira
3) Função de Segurança
4) Função Comercial
5) Função Contábil
6) Função Administrativa
1) Função Técnica
Toda e qualquer organização tem uma determinada finalidade. Trata esta
função dos fins da empresa. Assim, numa empresa fabril a finalidade é a
transformação das matérias-primas em produtos. Portanto, numa fábrica a Função
Técnica se localiza no setor de produção.
Numa empresa de transportes a Função Técnica é a remoção de coisas e
pessoas. Numa escola, o ensino.
2) Função Financeira
Tem por finalidade prover a empresa dos meios monetários imprescindíveis
à liquidação dos compromissos assumidos; ao pagamento dos salários e encargos
do pessoal; dos recursos necessários à expansão dos negócios; etc..
Nada se faz sem sua intervenção. A moeda é necessária para o pagamento
de salários, para a aquisição de imóveis, utensílios e matérias-primas, para o
pagamento de dividendos, para realização de melhorias. É indispensável uma
hábil gestão financeira a fim de tirar o melhor partido possível das
disponibilidades e evitar aplicações imprudentes de capital.
Muitas empresas que poderiam ter tido vida próspera, morreram porque em
determinado momento lhes faltou dinheiro.
Nenhuma reforma, nenhuma melhoria é possível sem disponibilidades ou sem
crédito.
3) Função de Segurança
Sua missão é a de proteger os bens e as pessoas contra o roubo, o
incêndio, a inundação, acidentes pessoais, controlar as greves, os atentados e
todos os obstáculos de ordem social que possam comprometer o progresso e mesmo
a vida da empresa.
É, de modo geral, toda medida que dá à empresa e ao pessoal a segurança
e a tranquilidade que tanto precisam.
4) Função Comercial
É a que trata da venda e da compra de mercadorias e de utilidades.
Em se tratando de uma empresa comercial as funções ficam reduzidas a cinco,
em virtude da fusão da Função Técnica com a Função Comercial, porquanto a
empresa foi organizada para exercer como sua finalidade precípua a atividade
Comercial.
A prosperidade da empresa depende tanto da Função Comercial quanto das
demais funções; se o produto não se vende, a empresa forçosamente perecerá.
a habilidade comercial, unida à sagacidade e à decisão, implica em
profundo conhecimento do Mercado e da força dos concorrentes, uma grande
capacidade de previsão e, nas empresas importantes, a aplicação de
“combinações”.
Constitui a Função Comercial dos seguintes elementos: a) Análise de
Mercado;
b) Compra; c)
Armazenamento; d) Cadastro; e) Propaganda; f) Venda;
g) Expedição.
a) Análise de Mercado
O estudo do Mercado é a operação através da qual se procura conhecer as
tendências e a capacidade de consumo do mercado respectivo.
É por meio da pesquisa do Mercado que se verifica as possibilidades de
expansão das vendas e que se tem conhecimento das preferências da clientela.
Sem estudar o Mercado, sem lhe conhecer as tendências e as preferências
nenhuma empresa poderá orientar com segurança seu Departamento de Vendas.
b) Compra
É a operação de escolher e adquirir aquilo que se vai oferecer ao
Mercado, no estado, em se tratando de empresa comercial ou depois de sofrer
transformação, na hipótese de se tratar de empresa industrial.
O preço baixo nem sempre é o melhor, uma vez que geralmente não se
adquire a melhor mercadoria nessas condições.
O esforço da compra deve residir, pois, na obtenção da mercadoria mais
adequada ao fim que se tem em vista.
Quanto ao preço, devemos apenas estar seguros de que em igualdade de
condições, nossos concorrentes não obterão vantagens sobre nós. Quanto às
condições, não devemos perder de vista o prazo e local de recebimento da
mercadoria, seu acondicionamento, garantias, prazo e forma de pagamento.
c) Armazenamento
Realizadas as compras, é necessário armazenar o que foi comprado de
forma conveniente.
Isto quer dizer: de forma que não se deteriore ou danifique; que possa
ser facilmente localizada quando procurada; que permita seu exame a qualquer
tempo para conferência da quantidade e para verificação do seu estado.
d) Cadastro
Adquirida a mercadoria mais adequada, armazenada convenientemente, é necessário
vendê-la (em se tratando de empresa comercial).
Mas para vender é indispensável conhecer a freguesia, conhecer a sua
idoneidade, a capacidade de aquisição, o limite de crédito, etc.. Esta é
a função do Cadastro.
O serviço de Cadastro é útil a qualquer caso, principalmente quando se
vende a crédito, pois quem vende nessas condições corre sempre o risco. Somente
um Cadastro bem dirigido é que poderá assegurar à empresa a possibilidade de
vender a crédito sem correr riscos superiores aos razoáveis.
e) Propaganda
Adquirida a melhor mercadoria, dispondo-se de um cadastro através do
qual se conheça a clientela é preciso é preciso interessar essa freguesia na
aquisição daquilo que se lhe pretende vender. Essa é a função da Propaganda.
Cabe-lhe: despertar a curiosidade do comprador em potencial; obter-lhe a
simpatia; predispô-lo a receber bem nossos vendedores e deixá-lo motivado para
a ação de compra.
f) Venda
É o processo que irá induzir o cliente em potencial a tomar a decisão
favorável quanto a aquisição dos produtos e mercadorias que temos para lhe
oferecer. A complexidade desta atividade, como a da Propaganda demandam estudos
próprios à sua peculiaridade e que não vem ao caso neste trabalho.
g) Expedição
Vendidas as mercadoria é preciso entregá-las ao comprador de forma que o
satisfaça. É a função da Expedição. Quando a entrega é feita com atraso, com
impontualidade, o comprador desgosta-se, anulando-se, em decorrência, todos os
esforços anteriormente feitos para conquistar-lhe a simpatia e a preferência.
5) Função Contábil
Constitui o órgão de visão das empresas e deve revelar a qualquer
momento a posição e o rumo do Negócio. Deve dar informações exatas, claras e
precisas sobre a situação econômica e financeira da empresa.
Uma boa contabilidade, simples e clara, que dê idéia exata das condições
da empresa é poderoso meio de direção.
Esta função foi denominada “Contábil” por Henry Fayol. Entretanto como
ela abrange atos e fatos de natureza não contábil, alguns especialistas da
matéria passaram a denominá-la de “Função Burocrática”.
São elementos desta função:
a) o serviço de Registro de Atos e Fatos Administrativos
b) o serviço de
Documentação compreendendo: arquivo, biblioteca, filmoteca, etc.;
c) o serviço de Apuração e Demonstração dos Resultados;
d) o serviço de Estatística.
6) Função Administrativa
Cabe a esta função o encargo de formular o programa geral da empresa, de
constituir o seu corpo social, de coordenar os esforços, de harmonizar os atos.
Compõe-se esta função de seis elementos os quais obedecem a uma ordem
inalterável, a saber: a) Previsão; b) Planejamento; c) Organização; d)Comando;
e) Coordenação; f) Controle.
a) Previsão
A Previsão consiste em perscrutar o futuro e prever com aproximação os
acontecimentos do porvir.
A máxima - “governar é prever”- dá uma idéia da importância que se
atribui à previsão no mundo dos negócios e é verdade que
se a previsão não é todo o governo é dele pelo menos uma parte essencial.
A sua base se assenta no seguinte: “Tudo que foi constante no passado,
sob determinadas circunstâncias, é provável no futuro, sob idênticas
circunstâncias.”
Toda tendência, ascendente ou descendente, registrada no passado, é
provável no futuro, a menos que ocorram novas circunstâncias, que alterem
aquelas tendências.
Por conseguinte, conhecendo-se o passado e observando as circunstâncias
do presente, poderemos prever o futuro de maneira bastante aproximada.
b) Planejamento
Planejar é elaborara o programa de ação, o programa de trabalho. É uma
decorrência da Previsão.
Efetuadas as previsões, conhecidas as tendências e a capacidade de
consumo do mercado, estará a empresa em condições, então, de organizar o
programa de trabalho os quais se exteriorizam em forma de orçamentos, de
gráficos, de esquemas, de mapas, de ordens específicas ou de caráter geral,
aplicáveis a todos os setores da organização.
c) Organização
Organizar uma empresa é dotá-la de todos os elementos necessários ao seu
funcionamento: maquinismos, utensílios, matérias-primas, pessoal habilitado
(atualmente chamaríamos com grande ênfase de “sistemas”, que não são nada
mais nada menos que as denominadas “combinações” de Fayol, ou seja, as maneiras
como esses elementos podem ser ordenados).
Por duas divisões se podem distribuir todos esses elementos: 1) o organismo
material, compreendendo todos os bens materiais em que está investido o
capital da empresa e; 2) o organismo social, que compreende o conjunto
de pessoas encarregadas da execução das várias tarefas realizadas na empresa.
d) Comando
Uma vez constituído o corpo social, é mister fazê-lo funcionar. Esta é a
missão compreendida na função de comando. Esta missão se reparte entre os
diversos chefes da empresa, cabendo a cada um os encargos e a responsabilidade
de sua unidade. Para cada chefe a finalidade de mando é obter, no interesse da
empresa, o maior proveito possível dos agentes que formam sua unidade. A arte
de mandar repousa sobre certas qualidades pessoais e sobre conhecimentos dos
princípios gerais de administração.
O chefe encarregado de um comando deve:
1º) Ter um conhecimento profundo de seu pessoal;
2º) Eliminar os incapazes;
3º) Bem conhecer os
convênios que regem as relações entre a empresa e seus agentes;
4º) Dar bom exemplo;
5º) Fazer inspeções periódicas do corpo social;
6º) Reunir
seus principais colaboradores em conferências onde se preparam a Unidade de
Direção e a convergência dos esforços;
7º)
Não se deixar absorver pelos detalhes;
8º) Incentivar no
pessoal a atividade, a iniciativa e o devotamento.
e) Coordenação
Coordenar é estabelecer a harmonia entre todos os atos de uma empresa,
de modo a facilitar seu funcionamento e garantir-lhe bom êxito. Melhor seria
substituir o verbo por sua forma primitiva: ordenar, visto que tal atividade se
encaminha a por ordem (na melhor ordem possível) os diversos agentes da
produção, de modo a obter aquela harmonia capaz de eliminar os atritos entre os
vários órgãos da empresa, permitindo-lhe funcionamento perfeito e
,conseqüentemente, elevado rendimento.
Na ordenação dos elementos componentes da empresa procedem-se dois
critérios:
1) coordenando os elementos que
estão no mesmo nível, de modo que ambos,
2) desenvolvendo um
trabalho simultâneo ou sucessivo, concorram para a obtenção do resultado
desejado e;
3) subordinando uns a outros os elementos que
se encontram em níveis diferentes, submetendo-os a uma adequada hierarquia.
f) Controle
Fiscalizar ou controlar é, finalmente, verificar se tudo se realiza
conforme o programa adotado. Tal atividade tem por finalidade assinalar as
falhas e os erros, a fim de que possam ser corrigidos ou evitados. Estende-se a
toda organização da empresa e ao seu funcionamento, abrangendo, pois, as
coisas, as pessoas e os atos. Todas as funções da empresa caem sob a atividade
de controle, de modo que a fiscalização se faz sob o ponto de vista
administrativo de todas as funções.
Sob o ponto de vista Administrativo, é preciso assegurar-se que o
programa existe, que é aplicado e que está em dia, que o organismo social está
completo, que os quadros sinópticos do pessoal são usados, que o comando é
exercido segundo os princípios, que as conferências de coordenação se realizam,
etc..
Do ponto de vista Comercial, é necessário assegurar-se que os materiais
entrados e saídos são exatamente considerados no que toca à quantidade, à
qualidade e ao preço; que os inventários são bem feitos, que os contratos e
acordos são perfeitamente cumpridos.
Do ponto de vista Técnico, é preciso observar a marcha das operações,
seus resultados, suas desigualdades, o estado de conservação das máquinas, o
funcionamento do pessoal.
Do ponto de vista Financeiro, o controle estende-se aos livros e à
caixa, aos recursos e às necessidades, ao emprego dos fundos, etc..
Do ponto de vista da Segurança, é necessário assegurar-se que os meios
adotados para proteger os bens e as pessoas estão em bom estado de
funcionamento e cumprirão sua função no momento da necessidade.
Finalmente do ponto de vista da Contabilidade, é preciso constatar que
os documentos necessários chegam rapidamente, que eles proporcionam uma visão
clara da situação da empresa, que o controle encontra nos livros, nas
estatísticas e nos diagramas bons elementos de verificação e que não existe
nenhum elemento de estatística inútil, além de atender plenamente as exigências
legais.
